Ofis İşleri Nasıl Düzenlenir - İsraf Etmeyin

Anonim
Image

BÜRODA ÇALIŞMA NASIL DÜZENLENİR -

İş hayatlarında en az bir kez stres altında bulamayanları, takip edilecek önemli projelerle aşırı yüklendikleri için kaldırır. Özellikle, patron ya da her kim için hayati ve vazgeçilmez öneme sahip iki proje. Belki iki farklı temas ve iki farklı çalışma grubu ile . Çoklu görev çağında ve iş stresinin çoğalması döneminde , bu ve daha fazlası olabilir.

Kağıt üzerinde bir ve diğer projeye ayrılan zamanlar vardır - örneğin pazartesiden çarşambaya birincisine, diğeri perşembe ve cumaya konsantre olmalıyız - ancak genellikle toplantılar, teslimatlar ve acil durumlar çakışır. Ofis çalışmalarını zaman ve sağlık israfı olmadan nasıl daha iyi organize edebilir ve kaygıdan nasıl etkilenmemeliyiz?

DAHA FAZLASI İÇİN: Daha iyi çalışmanızı sağlayan bir masaya nasıl sahip olunur

İNSANLARIN ORGANİZE ÇALIŞMASI -

Irene Novello'dan, insanların zamanlarını daha iyi yönetmelerine ve bu nedenle daha mutlu olmalarına yardımcı olan pratik yardım istedik: aslında profesyonel organizatörler birliği olan Apoi'nin (2013'te profesyonel bir dernek olarak doğdu) başkan yardımcısıdır. ve Ekonomik Kalkınma Bakanlığı tarafından profesyonel bir dernek olarak tanınan), Milan Açık alanda 7 Kasım Cumartesi günü halka açık ve ücretsiz bir gün düzenleyen "Kendinizi nasıl organize edeceğinizi öğrenin … eğlenin!" ev ve iş arasında daha iyi organize etmek.

AYRICA OKUYUN: Her seferinde bir şey yapın: çoklu görevi yenmenin beş yolu

"Bu benim için çok tanıdık bir konu: Derneği ve serbest çalışmayla aynı anda gerçekleştirdiği tüm faaliyetleri yönetmeyi başardım" açıkladı Irene Novello ve Sprecare olmayan okuyucular için şu ipuçlarına sahip:

  • TÜM FAALİYETLERİ TAKİP EDİN. “İki veya daha fazla projeden iyi bir şekilde kurtulmak için temel şey, her ikisinin de dahil olduğu tüm faaliyetleri planlayabilmektir . Çok kullanışlı bir araç, yatay kısımda projenin zaman çerçevesine sahip bir planlayıcı olan Gantt şemasıdır ; tüm sürelerin verildiği saat, hafta, ay. Dikey bölümde bunun yerine, bu projenin tüm faaliyetlerini ve aşamalarını, son aşamaları aşama aşama ekliyorum, kim ne yapıyor (eğer bu proje üzerinde çalışan insanlar varsa, buraya ekliyorum). Eğer her şeyi doğru bir şekilde derlersem, o anda projede nerede olduğuma bakarım. Bu, acil durumları bunalmadan yönetmeme izin veriyor, çünkü acil durum geri döndüğünde, yol haritasından çıkarılmadan önce bulunduğum yere geri dönmeme izin veren bir programlama tabanım var. Açıkçası bir diyagram birden fazla kişiyle paylaşıldığında etkilidir. "
  • BİR ŞEYDEN BAŞKA BİR ŞEYE ZORLAMAKTAN KAÇININ . “Yapılacak faaliyetlerin geçici olarak taranmasını zamanlayarak, kesintiye uğramamaktan ve sürekli olarak bir projeden diğerine 'geçiş yapmaktan' kaçınmalısınız: örneğin, sabahın sonunda ve günün sonunda diğer projenin e-postalarını kontrol edebilirsiniz, meslektaşları ile hizalamak. Sadece bize bağlı olan şeyleri seçerek cevap vermeliyiz. İletişim karşısında bunalmamalıyız, sadece gerekli olanları seçmeliyiz ".
  • KANBAN YÖNTEMİ . “Farklı projelerde birden fazla kişiyle çalışırken kullanılacak bir başka olası organizasyon stratejisi, Toyota'nın onlarca yıldır kullandığı bir tür çok basitleştirilmiş diyagram olan Kanban yöntemidir . 'Yapılmış şeyler - yapılacaklar - devam eden şeyler' olarak bölünmüş bir tablo kullanmaktan oluşur: herkes çeşitli etkinliklerle post-it notlarını uygular ve bunları işin ilerlemesine göre hareket ettirir. Böylece birbirinize de göz atabilirsiniz. Temel şey, programlamanın paylaşılmasıdır: bu şekilde çok daha iyi çalışırsınız ve çok daha iyi yaşarsınız.
  • KÜÇÜK İPUÇLARI. “Sürekli olarak kesintiye uğrarsanız, kendi faaliyetlerinizde doğrusal olarak ilerlemek zordur: Almanya'da herkesin ofisinin kapısına 'çalışıyorum' kavramını gösteren bir işaret koymak alışılmış bir durumdur. İtalya'da başvurmak zaten daha zordur, ancak kişinin sağlığını korumak meselesidir. Çok fazla girdi ile karışık bir şekilde (çok sık olduğu gibi) çalışmaya devam etmek, günün sonunda bitkin düştüm ve yapmak zorunda olduğum etkinliklerin % 20'sini tamamladım. Sadece bir şeye odaklanmak hem kendinize hem de başkalarına yardımcı olur, kesintilerden öz-düzenleme çok önemlidir ".
  • NOKTAYI YAPMAK İÇİN BİR GÜN DAKİKA. “Çalışırken ideal olan şey tüm cep telefonu bildirimlerini susturmaktır : tüm güncellemelere ayak uydurmak için çok zaman harcıyorsunuz. Örneğin, bir e-postayı geldiğinde okursam, okumak için birkaç dakika kaybederim ve konsantrasyonu yeniden kazanmak için o kadar çok kaybederim. Bu oranda, günde çok zaman harcıyorum. İdeal olan, eve geldiğinizde, bekleyen tüm bildirimleri okumak ve ertesi günün faaliyetlerini düzenlemek için on ila on beş dakika ayırmaktır: bunalmayı önlemek için acil durumları önlemek ”.
hisseleri